「転記の伝言ゲーム」が生む損失

先日、大手人材派遣会社の一部署にお伺いする機会がありました。社員7名・アルバイト33名、計40名ほどが所属するその部署では、勤怠・シフトのデータを一度システムに入力したあと、わざわざ紙に印刷し直し、担当者間で手渡ししながら別のシステムやExcelへ再入力する、という工程が日常的に行われていました。

受け渡しのたびに内容を口頭で確認し合うため、途中で数字や条件が微妙に変わってしまう——まさに「伝言ゲーム」のような状態です。誰か一人が休むと工程全体が止まってしまう、という属人化も併発していました。

組織が大きいほど、この非効率は温存されやすい傾向があります。今のやり方がベテランの経験に基づいて出来上がっているため、「なぜ紙に印刷するのか」を誰も疑問視しなくなります。

変更には現場の反発や移行コストのリスクが伴うため、大手ほど手をつけにくい構造があります。逆に中小企業は組織が小さい分、意思決定から実行までの距離が短く、小さく試して検証しやすいという強みがあります。